Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 1er novembre 2026
En bref : vos bilans, vos dossiers patients, vos séances et votre agenda restent sur votre ordinateur : OrthoAssist ne les conserve pas sur ses serveurs. Avant tout envoi à l'IA, le nom, le prénom et la date de naissance du patient sont remplacés par des marqueurs, et les téléphones, e-mails, adresses et numéros de sécurité sociale sont masqués ; le reste du contenu clinique est transmis aux prestataires décrits ci-dessous, qui peuvent le conserver temporairement selon leurs propres conditions (voir le tableau récapitulatif). Votre compte, lui, conserve votre adresse e-mail, vos réglages et des journaux techniques sans contenu clinique.
1. Qui est responsable du traitement ?
Le responsable du traitement des données collectées directement par OrthoAssist (votre compte, vos réglages, les journaux techniques) est :
Guillaume Lamy
E-mail : contact@orthoassist.fr
(voir les mentions légales)
Pour les données de vos patients (bilans, dossiers, séances, entretiens), c'est vous, l'orthophoniste, qui êtes responsable du traitement : vous les collectez et les conservez dans le cadre de votre exercice. OrthoAssist agit comme sous-traitant technique pour le seul temps de la transcription et de la rédaction ; il ne garde aucune de ces données sur ses serveurs.
2. Quelles données sont traitées ?
2.1 Données liées à votre compte
| Donnée | Quand ? | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Adresse e-mail | Création du compte et connexion (code à usage unique envoyé par e-mail) | Vous identifier et sécuriser l'accès |
| Statut du compte (liste d'attente, bêta, membre fondatrice, abonnée, suspendu), date de fin d'accès et note interne de l'administrateur (par exemple « rappelée le 2 novembre ») | À l'inscription, puis lorsque l'administrateur le modifie | Ouvrir ou fermer l'accès, suivre l'accompagnement des utilisatrices. Le statut est vérifié par nos serveurs avant chaque appel à l'IA. La note n'est visible que de l'administrateur. |
| Journal des appels d'IA : type de tâche (bilan, relecture, courrier, dictée…), modèle utilisé, nombre de jetons, secondes d'audio, durée, réussite ou code d'erreur et raison technique (par exemple « HTTP 529 ») | À chaque appel aux services d'IA | Détecter les pannes, suivre les coûts, prévenir les abus. Aucun contenu : ni notes, ni bilan, ni identité, ni audio. |
| Erreurs du navigateur : message d'erreur technique (après masquage de l'identité du patient en cours, des téléphones et e-mails, et retrait des extraits de texte), emplacement dans le code, type de navigateur | Lorsqu'une erreur survient dans l'outil (5 au plus par session) | Corriger les bugs |
| Journal d'utilisation (type d'action, par exemple « bilan généré », « export PDF », « essai du cas fictif ») | À chaque génération, export ou essai | Suivre l'usage du service. Aucun contenu de bilan. |
| Préférences de rédaction, coordonnées du cabinet, signature, grilles de recueil personnalisées (structure et intitulés seulement) | Lorsque vous les renseignez | Les retrouver sur tous vos ordinateurs. Aucun patient, aucune cotation. |
| Parrainage (comptes parrain et parrainé, adresse e-mail du compte parrainé) | Inscription par un lien de recommandation | Comptabiliser les recommandations |
| Vos retours sur l'outil (cases cochées, commentaire libre) et, si vous le souhaitez, une note et un avis sur chaque brouillon (reliés à la date et au type d'appel, jamais au contenu du bilan) | Lorsque vous répondez au questionnaire de retour, ou à « Ce brouillon était… » après un bilan | Améliorer l'outil. N'y indiquez aucune donnée concernant un patient. |
| Adresse IP, type de navigateur, compteur d'appels | À chaque visite et chaque appel | Sécurité et plafonds anti-abus, journaux techniques de l'hébergeur |
Toutes ces données sont liées à votre compte et ne sont lisibles que par vous (pour vos réglages) et par l'administrateur d'OrthoAssist.
2.2 Données de vos patients
- Identité du patient (nom, prénom, date de naissance) et, s'ils sont saisis, numéro de sécurité sociale, téléphone, e-mail et adresse : jamais transmis à l'IA. Ils restent sur votre appareil et ne figurent que dans les documents produits sur votre appareil (le numéro de sécurité sociale apparaît dans l'en-tête du compte rendu exporté). Le numéro de sécurité sociale est conservé avec le bilan, pas dans le dossier patient.
- Contenu clinique, identité masquée (motif, anamnèse, observations, résultats des épreuves, conclusion, âge, classe ou profession, préférences de rédaction et, pour un renouvellement, le bilan précédent) : avant tout envoi, le nom, le prénom et la date de naissance sont remplacés par les marqueurs [PRENOM], [NOM] et [DATE_NAISSANCE], et les téléphones, e-mails, adresses, numéros de sécurité sociale ainsi que les coordonnées enregistrées dans vos dossiers patients sont masqués (une seconde vérification a lieu sur nos serveurs). Ce contenu transite par nos fonctions serveur (Vercel, Paris) puis est transmis à un fournisseur d'IA générative pour rédiger et relire le brouillon, les courriers, les reformulations et la carte remise au patient. Son identité est communiquée sur simple demande à contact@orthoassist.fr.
- Ce masquage n'est pas une anonymisation complète. Tout ce que vous écrivez ou dictez par ailleurs (prénoms des proches, nom de l'école, ville, profession précise, noms d'autres patients…) est transmis tel quel : évitez d'y faire figurer des éléments permettant d'identifier le patient.
- Dictée vocale (bilan et notes de séance) : l'audio transite par nos fonctions serveur (Paris) puis est transmis à Mistral AI (France) pour être transcrit. OrthoAssist ne conserve ni l'audio ni la transcription. Ne prononcez pas l'identité du patient : prononcée, elle figurerait dans l'audio reçu par Mistral AI. La transcription est masquée avant d'être confiée à l'IA de rédaction.
- Entretien en direct (« Enregistrer l'entretien ») : la voix de la personne reçue (patient adulte, parents ou proche) est enregistrée, après que vous avez coché, à chaque entretien, la case confirmant son accord. L'audio est envoyé par tranches d'une minute à Mistral AI pour la transcription, sans être conservé par OrthoAssist ; la transcription est masquée puis confiée au fournisseur d'IA, qui en rédige l'anamnèse. Le résultat reste avec le bilan, sur votre appareil.
- Mode séance : les notes de séance que vous faites ranger par l'IA (résumé, à reprendre, à faire à la maison) lui sont transmises identité masquée.
- Grilles de recueil : la photo d'une page de livret sert à en transcrire les intitulés imprimés. Photographiez une page vierge : aucune vérification automatique ne peut retirer une information manuscrite d'une photo.
- Dossiers patients (identité, motif, « à garder en tête », contacts du patient ou de ses parents avec téléphone, e-mail et adresse), séances et notes de séance, objectifs, agenda (rendez-vous) et annexes (documents joints, convertis en images) : enregistrés uniquement sur votre appareil (base de données du navigateur), jamais sur nos serveurs. Les annexes ne sont jamais envoyées à l'IA.
- Sauvegarde et synchronisation : vous pouvez enregistrer une copie complète dans un fichier chiffré (PBKDF2-SHA-256, 600 000 itérations, puis AES-GCM 256 bits) par un mot de passe que vous seule connaissez, téléchargé ou écrit automatiquement dans un dossier de votre choix. Si ce dossier se trouve dans iCloud Drive, Dropbox ou Google Drive, c'est vous qui choisissez ce prestataire : il ne reçoit qu'un fichier chiffré, et ce même dossier permet de retrouver vos données sur un autre ordinateur. OrthoAssist ne connaît pas votre mot de passe et ne peut restaurer aucune donnée perdue.
2.3 Tableau récapitulatif : quelles données vont où ?
| Type de données | Usage | Prestataire | Localisation du traitement | Conservation |
|---|---|---|---|---|
| Identité du patient, n° de sécurité sociale, coordonnées | Documents produits sur votre appareil | Aucun : jamais envoyés à l'IA | Votre navigateur | Sur votre appareil, jusqu'à ce que vous les supprimiez |
| Bilans (« Mes bilans »), brouillon, dossiers patients, séances et notes, agenda, annexes | Historique, suivi des patients, exports PDF et Word | Aucun | Votre navigateur | Sur votre appareil, sans limite de durée, jusqu'à ce que vous les supprimiez (un bilan supprimé reste 30 jours dans la corbeille) |
| Sauvegarde chiffrée | Copie de secours, autre ordinateur | Aucun, ou le service de stockage que vous choisissez (iCloud Drive, Dropbox, Google Drive…) | Où vous l'enregistrez | Sous votre seul contrôle |
| Audio de la dictée et de l'entretien en direct | Transcription en texte | Mistral AI, via nos fonctions serveur (Vercel) | Transit par Paris (Vercel), transcription par Mistral AI (France) | Aucune par OrthoAssist ; chez Mistral AI, selon les conditions de son API |
| Contenu clinique identité masquée, préférences de rédaction, notes de séance, extraits pour la carte patient, photo de page de livret | Rédaction et relecture du bilan, anamnèse d'entretien, courriers, reformulations, carte patient, séance, grilles | Fournisseur d'IA générative, via nos fonctions serveur (Vercel) | Transit par Paris (Vercel), traitement aux États-Unis | Aucune par OrthoAssist ; chez le fournisseur, supprimé sous 30 jours (plus longtemps seulement en cas de violation de ses règles d'usage ou d'obligation légale), sans entraînement de ses modèles |
| Préférences de rédaction, coordonnées du cabinet, signature, structure des grilles | Retrouvés sur tous vos ordinateurs | Supabase | Union européenne (Paris) | Jusqu'à leur modification ou la suppression du compte |
| Compte (e-mail), statut, note interne, journal des appels d'IA, erreurs du navigateur, journal d'utilisation, retours, parrainages | Connexion, accès, suivi technique | Supabase ; Resend pour l'envoi du code | Union européenne (Paris) ; États-Unis (Resend) | Voir le §6 |
3. Sur quelle base légale ?
- Compte, statut, réglages et services d'IA : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) que vous concluez en utilisant l'outil.
- Journal des appels d'IA, erreurs du navigateur, journal d'utilisation, note interne, parrainages et journaux de sécurité : intérêt légitime de l'éditeur à faire fonctionner le service, le corriger, l'accompagner et le protéger contre les abus (article 6.1.f).
- Données de vos patients : c'est vous qui déterminez la base légale vis-à-vis de vos patients (en général, la prise en charge sanitaire, article 9.2.h du RGPD pour les données de santé). Pour l'entretien en direct, vous informez la personne reçue et recueillez son accord avant d'enregistrer.
4. Qui sont les destinataires de mes données ?
Pour faire fonctionner OrthoAssist, certaines données sont confiées à des sous-traitants techniques :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation | Cadre |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement du site et fonctions serveur, par lesquelles transitent l'audio et le contenu envoyé à l'IA | Fonctions serveur exécutées à Paris (France) ; société établie aux États-Unis, pages du site distribuées par un réseau mondial | Clauses contractuelles types |
| Supabase Inc. | Authentification et base de données du compte (voir §2.1) | Union européenne (base hébergée en France, région de Paris) | Accord de traitement des données de Supabase |
| Resend | Envoi des e-mails contenant le code de connexion | États-Unis | Clauses contractuelles types |
| Fournisseur d'IA générative | Rédaction, relecture, courriers, carte patient, séance (contenu dont l'identité est masquée) | États-Unis | Accord de traitement des données inclus dans ses conditions commerciales, avec clauses contractuelles types. Identité communiquée sur demande. |
| Mistral AI | Transcription de la dictée et de l'entretien en direct | France (Union européenne) | Droit de l'Union européenne |
| Upstash | Compteurs anti-abus (identifiant technique du compte et nombre d'appels, sans contenu, effacés au bout de 25 heures) | Selon la région retenue pour la base | Accord de traitement des données d'Upstash |
| OVH SAS | Enregistrement du nom de domaine | France | Droit de l'Union européenne |
Le site charge aussi des polices (Google Fonts) et des bibliothèques techniques (jsDelivr, cdnjs) : votre adresse IP leur est transmise lors de ce chargement, sans aucune donnée de compte ni de patient.
Vos données ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
5. Mes données servent-elles à entraîner l'IA ?
IA de rédaction : non. Notre fournisseur d'IA générative indique que, par défaut, il n'utilise pas les données reçues via son API commerciale pour entraîner ses modèles, et qu'il les supprime de ses serveurs sous 30 jours (sauf violation de ses règles d'usage ou obligation légale).
Transcription (Mistral AI) : Mistral AI indique que les clients de son API payante gardent le contrôle de l'utilisation de leurs données pour l'entraînement et peuvent s'y opposer à tout moment ; voir ses explications et ses conditions.
6. Combien de temps mes données sont-elles conservées ?
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Bilans, dossiers patients, séances, agenda, annexes, brouillon | Aucune conservation par OrthoAssist. Sur votre appareil, sans limite de durée, jusqu'à ce que vous les supprimiez. |
| Contenu clinique transmis au fournisseur d'IA | Supprimé par le fournisseur sous 30 jours, sans usage pour l'entraînement (plus longtemps seulement en cas de violation de ses règles d'usage ou d'obligation légale) |
| Audio transmis à Mistral AI | Non conservé par OrthoAssist ; chez Mistral AI, selon les conditions de son API |
| Journal des appels d'IA et erreurs du navigateur | 12 mois, puis effacement automatique |
| Compteurs anti-abus | 25 heures au plus |
| Compte (e-mail, statut, note interne), réglages, journal d'utilisation, retours, parrainages | Jusqu'à la suppression du compte, sur simple demande à contact@orthoassist.fr |
7. Quels sont mes droits ?
Vous disposez à tout moment des droits suivants sur les données de votre compte :
- Droit d'accès : obtenir confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie (y compris la note interne et les journaux liés à votre compte).
- Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : demander la suppression de votre compte et des données qui y sont liées.
- Droit à la limitation : faire suspendre temporairement le traitement.
- Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré. Les données de vos patients, elles, s'exportent à tout moment depuis l'outil (sauvegarde chiffrée).
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement pour des motifs liés à votre situation particulière.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@orthoassist.fr. Une réponse vous sera apportée sous un mois au plus (article 12.3 du RGPD). Les données enregistrées sur votre appareil ne sont pas accessibles à OrthoAssist : vous les effacez vous-même (à la déconnexion, depuis « Mes bilans » ou en effaçant les données du site dans votre navigateur).
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.
8. Cookies et stockage local
OrthoAssist n'utilise aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de profilage. Il utilise uniquement le stockage de votre navigateur (localStorage et base de données du navigateur), consultable par votre seul navigateur, pour :
- Maintenir votre session de connexion ;
- Conserver vos réglages (coordonnées, signature, préférences de rédaction, également gardés dans votre compte) ;
- Enregistrer le brouillon en cours, « Mes bilans », vos dossiers patients, séances, agenda et annexes.
Ces dispositifs étant strictement nécessaires au fonctionnement du service, aucun bandeau de consentement n'est requis (recommandation de la CNIL, exemption des dispositifs strictement nécessaires).
9. Sécurité
- Connexion chiffrée (HTTPS) sur l'ensemble du site et des services ;
- Connexion obligatoire : chaque appel aux services d'IA est vérifié par nos serveurs (session et statut du compte), avec des plafonds d'utilisation contre les abus ;
- Consignes de rédaction et clés d'accès aux services d'IA conservées uniquement sur nos serveurs ;
- Masquage automatique de l'identité et des coordonnées avant toute transmission à l'IA, dans le navigateur puis sur nos serveurs (voir ses limites au §2.2) ;
- Base de données du compte protégée par des règles d'accès : chaque compte n'accède qu'à ses propres données ; les journaux ne sont lisibles que par l'administrateur ;
- Journaux techniques sans contenu clinique : les erreurs du navigateur, liées à votre compte, ne contiennent qu'un message technique après masquage ;
- Sauvegardes chiffrées par un mot de passe que vous seule connaissez.
10. Modifications de la présente politique
Cette politique peut évoluer. La version applicable est celle publiée sur cette page, datée en haut du document. En cas de modification substantielle, les personnes disposant d'un compte seront informées par e-mail.
11. Contact
Pour toute question relative à vos données ou à la présente politique :
Guillaume Lamy
E-mail : contact@orthoassist.fr
Téléphone : 07 85 24 95 21